En un entorno empresarial cada vez más exigente, la automatización se ha convertido en una aliada clave para mejorar la eficiencia operativa.
A continuación, exploramos cinco áreas clave donde la Automatización de Procesos Administrativos o RPAs ya están teniendo un impacto tangible.
¿Qué son los RPAs?
Los RPA (Robotic Process Automation) por sus siglas en inglés, son herramientas de software diseñadas para imitar el comportamiento humano en la interacción con aplicaciones digitales.
Al desarrollar e implantar RPAs, se replican acciones como el uso del teclado o el ratón para ejecutar tareas repetitivas, como introducir datos o gestionar correos electrónicos.
Su principal objetivo es automatizar procesos específicos dentro de una empresa, mejorando la eficiencia, reduciendo errores humanos y permitiendo a los empleados enfocarse en tareas de mayor valor añadido.
5 Aplicaciones de los RPAs según el departamento
1. Supply Chain (Cadena de Suministro)
La automatización en este departamento permite una gestión mucho más ágil y precisa:
- Tramitación de pedidos de cliente desde el correo al ERP.
- Creación de pedidos a proveedores a partir de existencias en almacén.
- Creación de Órdenes de Fabricación internas a partir de las existencias en almacén.
- Generación de etiquetas y documentación logística.
2. Calidad
La supervisión y mejora continua de la calidad se benefician enormemente de los RPAs:
- Generación automática de No Conformidades en Planta
- Control y trazabilidad de defectos en producción.
- Análisis de datos extraídos de las máquinas de taller, para su posterior visualización de estos en Power BI.
3. Prevención de Riesgos Laborales (PRL)
La coordinación entre plataformas de salud y seguridad puede automatizarse para asegurar cumplimiento y eficiencia:
- Conexión entre plataformas de Proveedor Salud, Seguridad Laboral y Software PRL (cartas de aptitud, resultados médicos).
- Adjuntar documentación a plataforma CAE de clientes, para el acceso a sus instalaciones.
- Envío automático de citas médicas a trabajadores.
- Registro y análisis de incidentes laborales.
4. Finanzas
Uno de los departamentos que más se beneficia del ahorro de tiempo y reducción de errores:
- Contabilización de facturas y conciliación bancaria automática hasta el ERP.
- Extracción Situación Bancaria de cada banco y cuenta de empresa, informes financieros en tiempo real.
- Generación de facturas por horas imputadas a proyectos, en software de gestión.
- Automatización de la gestión de pagos y cobros.
5. Recursos Humanos (RRHH)
El capital humano también puede gestionarse con mayor eficacia gracias a los RPAs:
- Automatización de gestión de jornada laboral y ausencias, a software de control.
- Extracción de horas extras, nocturnidades y festivos del software de RRHH.
- Subida de nóminas en PDF a portales del empleado y autoenvío por email desde el software de RRHH.
- Análisis de desempeño y gestión del talento.
Otros
- Educación: Subida de documentación desde ERP a plataformas estatales para justificación de cursos subvencionados.
10 Ventajas de implantar un RPA en tu departamento
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Ahorro de tiempo
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Los RPAs ejecutan tareas en segundos que a una persona le tomarían minutos u horas, acelerando procesos clave del negocio.
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Reducción de errores
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Al automatizar tareas repetitivas, se eliminan errores humanos comunes como equivocaciones al copiar datos o interpretar información.
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Incremento de la productividad
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Los robots trabajan 24/7 sin pausas ni fatiga, lo que permite mantener procesos activos fuera del horario laboral.
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Mejor aprovechamiento del talento humano
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Los empleados pueden centrarse en tareas de mayor valor añadido, como la toma de decisiones, la creatividad o la atención al cliente.
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Mayor cumplimiento normativo
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Los RPAs registran cada acción que realizan, facilitando la trazabilidad y el cumplimiento de normativas y auditorías.
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Escalabilidad
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Es posible escalar procesos rápidamente sin necesidad de contratar personal adicional, simplemente desplegando más bots.
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Integración sin cambios drásticos
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Los RPAs pueden trabajar sobre los sistemas actuales sin necesidad de sustituirlos o modificar su arquitectura, lo que reduce costes y tiempos de implementación.
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Mejora en la calidad del servicio
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Al reducir errores y tiempos de espera, se mejora la experiencia del cliente interno y externo.
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Retorno de inversión (ROI) rápido
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Muchas empresas obtienen beneficios tangibles a los pocos meses de implementar RPAs, gracias a la eficiencia operativa y la reducción de costes.
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Adaptabilidad a distintos departamentos
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Desde Finanzas y RRHH hasta Logística y Producción, los RPAs pueden aplicarse en múltiples áreas sin limitaciones técnicas.
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