¿Cuánto tiempo dedica tu equipo financiero a introducir los datos de las facturas, comprobar importes y registrar asientos contables? La contabilización manual de facturas puede consumir recursos, especialmente cuando se gestionan grandes volúmenes de documentos o existen procesos de validación específicos.
La contabilización automática de facturas mediante inteligencia artificial permite agilizar estas tareas, extraer información de los documentos, detectar posibles discrepancias y trasladar los datos al sistema de gestión de la empresa.
En Téciman Digital desarrollamos soluciones de automatización que se integran con el ERP de cada organización. El objetivo es reducir la intervención manual en las tareas repetitivas, facilitar la revisión de incidencias y adaptar el proceso a los criterios de trabajo de cada empresa, sin necesidad de sustituir su sistema de gestión.
¿Qué es la contabilización automática de facturas?
La contabilización automática de facturas es un proceso mediante el cual una solución tecnológica lee los documentos recibidos, extrae sus datos y prepara o registra la información contable en el sistema de gestión, de acuerdo con las reglas y validaciones definidas por la empresa.
Mediante tecnologías de inteligencia artificial y reconocimiento de documentos, es posible identificar datos como:
- Nombre e identificación del proveedor.
- Número y fecha de la factura.
- Conceptos y descripciones de los productos o servicios.
- Cantidades, precios y descuentos.
- Base imponible, impuestos e importe total.
- Información necesaria para la asignación contable.
La automatización puede ir más allá de la lectura de documentos. Según la configuración, también puede comprobar información contra el ERP, identificar inconsistencias y aplicar criterios contables específicos.
¿Cómo funciona la contabilización inteligente de facturas?
El funcionamiento depende de las características de cada empresa y de su sistema de gestión. Habitualmente, el proceso sigue seis etapas.
1. Recepción de las facturas
Las facturas llegan a través del correo electrónico o se incorporan mediante una carga manual. La solución centraliza su entrada para iniciar el procesamiento.
2. Lectura y extracción automática de datos
La inteligencia artificial identifica los campos relevantes de cada documento y extrae la información necesaria para su tratamiento contable.
3. Comprobación con el ERP
Cuando el proceso lo requiere, el sistema compara los datos de la factura con los del pedido y el albarán registrados en el ERP. Esta comprobación ayuda a detectar diferencias entre los documentos.
4. Identificación de incidencias
Si se detectan datos incorrectos, importes que no coinciden o discrepancias que requieren atención, la solución señala la factura para su revisión.
5. Validación de las facturas
El equipo financiero revisa las facturas que necesitan intervención. De este modo, puede concentrarse en las excepciones en lugar de comprobar manualmente todos los documentos, siempre que las reglas del proceso lo permitan.
6. Registro de la información en el ERP
Una vez validada la información, los datos se registran directamente en el sistema de gestión. Así se evita tener que trasladarlos manualmente entre aplicaciones.
Ventajas de automatizar la contabilización de facturas
La implantación de un proceso de contabilización automática puede aportar mejoras en distintas fases del trabajo administrativo y financiero.
- Reducción de tareas manuales. La extracción automática de datos evita tener que introducir repetidamente la información de cada factura.
- Menos errores de transcripción. Al reducir la introducción manual de datos, disminuye el riesgo de cometer errores al copiar importes, fechas o referencias. La información sigue necesitando controles adecuados.
- Detección temprana de discrepancias. La comparación con pedidos, albaranes y datos del ERP facilita la identificación de diferencias que deben revisarse.
- Mayor agilidad en el procesamiento. La automatización permite gestionar las tareas repetitivas con mayor rapidez y dedicar los recursos del equipo a actividades que requieren criterio profesional.
- Integración con el sistema existente. Una solución conectada al ERP evita crear procesos paralelos y facilita la continuidad del flujo de información.
- Adaptación a los criterios contables de la empresa. La solución puede configurarse para responder a las reglas de asignación de cuentas y validación de cada organización.
Automatización de facturas integrada con tu ERP
Para que la contabilización automática aporte valor, no basta con leer correctamente una factura. También es importante que la información llegue al sistema de gestión y siga los procedimientos de la empresa.
En Téciman Digital conectamos nuestra solución de contabilización inteligente con distintos ERP, entre ellos:
- SAP Business One.
- ContaSOL.
- Microsoft Dynamics.
- Sage.
- Odoo.
- Cegid.
La integración concreta depende de la versión del ERP, las interfaces disponibles y los requisitos técnicos de cada proyecto.
Además, la automatización no tiene por qué limitarse a un flujo estándar. Es posible adaptar el proceso a las particularidades de cada organización, incluyendo las reglas de validación, la comprobación documental y la asignación de cuentas contables.
Caso práctico: contabilización automática de facturas con ContaSOL
Cada empresa puede necesitar un nivel de automatización diferente. Un ejemplo es el de una organización que trabaja con ContaSOL y necesita que, además de leer y contabilizar las facturas, cada gasto se asigne a la cuenta contable correspondiente según los criterios definidos internamente.
En este escenario, la solución debe hacer algo más que extraer los datos de la factura: necesita aplicar las reglas de contabilización establecidas por la empresa para orientar la asignación de cada gasto.
Otros procesos pueden requerir la comparación automática de factura, pedido y albarán para comprobar que la información coincide antes de continuar con la contabilización.
Andrés Casaval, director de operaciones de Téciman Digital, explica este tipo de solución a través de un ejemplo práctico.
Este enfoque permite partir de una aplicación ya desarrollada y adaptarla a los requisitos del cliente, en lugar de obligar a la empresa a cambiar su ERP o a trabajar con un flujo de contabilización completamente cerrado.
¿Cómo elegir una solución para automatizar facturas?
Antes de implantar un software de contabilización automática de facturas, conviene analizar varios aspectos:
- Compatibilidad con el ERP: comprobar cómo se intercambian los datos y qué posibilidades de integración existen.
- Calidad de la extracción: verificar que la solución identifica correctamente los campos necesarios en los tipos de factura que recibe la empresa.
- Reglas de contabilización: determinar cómo se asignan las cuentas contables y qué criterios específicos deben aplicarse.
- Gestión de excepciones: definir cómo se detectan las discrepancias y quién debe resolverlas.
- Validación y trazabilidad: establecer qué operaciones requieren aprobación y cómo se registran las modificaciones.
- Adaptación al proceso actual: valorar si la solución puede integrarse en el flujo de trabajo existente sin introducir cambios innecesarios.
La mejor configuración dependerá del volumen de facturas, la variedad de documentos, los requisitos contables y las características del ERP.
Automatiza la contabilización de facturas con Téciman Digital
La inteligencia artificial permite transformar la contabilización de facturas en un proceso más ágil, integrado y adaptado a las necesidades de cada empresa.
En Téciman Digital partimos de una aplicación de contabilización inteligente ya desarrollada y la adaptamos a los flujos de trabajo de cada organización. La solución puede extraer datos, identificar incidencias, aplicar criterios contables y conectar el proceso con el ERP existente.
¿Quieres saber cómo automatizar la contabilización de facturas en tu empresa?
Cuéntanos cómo gestionáis actualmente las facturas y analizaremos qué posibilidades de automatización pueden encajar con vuestro proceso. Contáctanos en el teléfono 947 20 91 41 o mandamos un correo a digital@teciman.com. Síguenos en LinkedIn para enterarte de todas las novedades.